Assistente Administrativo e Financeiro

Executar e acompanhar os processos administrativos e financeiros da empresa, assegurando a correta classificação de despesas, a confiabilidade dos lançamentos e o cumprimento dos prazos.
Atuar também em compras, relacionamento com fornecedores e apoio às rotinas de departamento pessoal em conexão com o escritório contábil. Espera-se autonomia para organizar as demandas, identificar inconsistências e apresentar soluções, respeitando os procedimentos e os limites de aprovação definidos pela empresa.

ROTINAS ADMINISTRATIVAS E FINANCEIRAS:
Realizar e conferir lançamentos em sistema, identificando corretamente empresa, operação, categoria da despesa e centro de custo.
Conferir notas fiscais, boletos, recibos, dados bancários, vencimentos e documentos de suporte.
Organizar contas a pagar e preparar a programação de pagamentos para aprovação dos responsáveis.
Acompanhar vencimentos, aprovações e comprovantes, identificando possíveis atrasos, duplicidades e divergências.
Manter controles de despesas e compromissos financeiros atualizados.
Consolidar documentos e informações para o Departamento Financeiro e a contabilidade.
Identificar falhas nos controles e propor melhorias nos procedimentos administrativos.

ORÇAMENTOS, COMPRAS E FORNECEDORES:
Solicitar cotações e elaborar mapas comparativos, considerando preço, qualidade, prazo, frete e condições de pagamento.
Negociar condições comerciais dentro dos parâmetros autorizados.
Apoiar a elaboração de orçamentos e acompanhar despesas previstas versus realizadas, sinalizando desvios.
Encaminhar propostas para aprovação e acompanhar pedidos, entregas e documentação fiscal.
Tratar pendências e divergências com fornecedores.
Manter cadastros, contratos e documentos de fornecedores organizados e atualizados.

APOIO A DEPARTAMENTO PESSOAL E INTERFACE COM A CONTABILIDADE:
Reunir e conferir documentos para admissões, desligamentos e atualizações cadastrais.
Consolidar informações de frequência, férias, benefícios e remuneração variável para envio ao escritório contábil, quando aplicável.
Acompanhar o calendário de envio e recebimento de informações, garantindo o cumprimento dos prazos.
Conferir os dados dos demonstrativos recebidos, sinalizando divergências para validação e correção pela contabilidade.
Organizar documentos de pessoal e manter sigilo sobre informações individuais e financeiras.
Controlar documentos, contratos e notas fiscais de prestadores PJ, mantendo essas rotinas separadas das relativas aos empregados.

APOIO À DIRETORIA E AO DEPARTAMENTO FINANCEIRO:
Elaborar planilhas, apresentações e resumos de despesas, pendências e demandas administrativas.
Apresentar informações conferidas e comparativos que apoiem as decisões dos responsáveis.
Acompanhar responsáveis, prazos e encaminhamentos definidos pela Diretoria e pelo Departamento Financeiro.
Manter comunicação clara com fornecedores, contabilidade e equipes das operações.

FORMAÇÃO / CURSOS: Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Ciências Contábeis, Gestão Financeira ou áreas correlatas, acompanhado de experiência prática compatível com as responsabilidades do cargo.

INFORMÁTICA: Excel intermediário; PowerPoint; facilidade para utilizar sistemas de gestão e ferramentas digitais.

Excel intermediário: filtros, tabelas, SOMASE/SOMASES, PROCV ou PROCX e elaboração de controles e comparativos.
PowerPoint: preparação e atualização de apresentações objetivas.
Facilidade para utilizar sistemas de gestão e ferramentas digitais.
Conhecimento de classificação de despesas, centros de custo e contas a pagar.
Capacidade de analisar cotações e acompanhar orçamento versus realizado.
Conhecimentos das rotinas documentais de departamento pessoal e do relacionamento com a contabilidade.