Auxiliar administrativo - Ensino e Pesquisa (Extensivo a PCD)

• Zelar pelo cumprimento das normas de saúde e segurança do trabalho e utilizar adequadamente equipamentos de proteção individual e coletiva;

• Realizar todas as atividades administrativas da área;

• Receber, protocolar, separar e distribuir toda correspondência da área;

• Organizar, classificar, registrar, selecionar, catalogar, arquivar e desarquivar processos e documentos;

• Redigir textos, ofícios, memorandos, relatórios e correspondências, com observância das regras gramaticais e das normas de comunicação oficial;

• Operar microcomputador e sistemas informatizados da área, alterando, excluindo, incluindo registros e mantendo controle sobre as atividades que lhe são confiadas;

• Operar equipamentos diversos, tais como: audiovisual, projetor multimídia, aparelhos de fax, máquinas, fotocopiadoras/ duplicadoras e outras;

• Atender ligações telefônicas, prestando informações e transmitindo recados aos interessados;

• Participar da organização e execução de cursos de extensão, aulas e eventos científicos do setor;

• Zelar pela higiene, limpeza, conservação e boa utilização dos equipamentos e instrumentos utilizados sob sua responsabilidade, solicitando junto à chefia os serviços de manutenção dos espaços pertencentes ao setor;

• Acompanhar a execução de manutenção de equipamentos;

• Acompanhar e atender as demandas referente a área;

• Realizar agendamentos;

• Abrir os auditórios;

• Organizar os auditórios e salas de aula;

• Protocolar chaves e materiais emprestados;

• Organizar espaços para cursos e eventos;

• Colaborar com a realização de eventos;

• Participar dos eventos prestando serviços administrativos;

• Realizar cotações de materiais e lanches quando necessário;

• Confeccionar crachás de identificação dos alunos, instrutores, preceptores e visitantes;

• Criar planilhas;

• Alimentar planilhas relacionadas a área;

• Trabalhar em harmonia com o responsável pelo ensino multiprofissional e demais colaboradores;

• Participar dos cursos externos;

• Participar dos cursos internos;

• Criar inscrições de treinamentos;

• Enviar materiais para colaboradores da instituição;

• Auxiliar a montagem e organização de cenários para as atividades;

• Realizar a desmontagem dos cenários;

• Conferir e guardar os materiais utilizados nos cenários;

• Auxiliar na confecção de fluxos e protocolos;

• Colaborar em levantamentos, estudos e pesquisas para a formulação de planos, programas, projetos e ações;

• Ter iniciativa e contribuir para o bom funcionamento da unidade;

• Participar de cursos de qualificação e requalificação profissional;

• Ministrar treinamento conforme suas atribuições e conhecimento;

• Propor à supervisão imediata providências para a consecução plena de suas atividades, inclusive indicando a necessidade de aquisição, substituição, reposição, manutenção e reparo de materiais e equipamentos e alteração de documentos, fluxos e protocolos;

• Atender todas as demandas relacionadas a área.

• Atender público interno e externo registrando o controle das solicitações realizadas, solucionando questionamentos e dando encaminhamento às pendências de serviços;

• Acompanhar e-mail da área, dando respostas as solicitações e demandas.

• Providenciar toda documentação necessária para as movimentações de pessoal (desligamentos, admissões, transferência) conforme orientação da chefia.

• Auxiliar o controle de frequência, bem como elaborar escalas de trabalho e férias, mantendo o rígido controle destes dados dos discentes.

• Providenciar a distribuição dos benefícios sociais, avisos de férias, demonstrativos de pagamentos e outros documentos de interesse dos funcionários, controlando sua entrega.

• Realizar procedimentos de controle de estoque, inclusive verificando o manuseio de materiais, os prazos de validade e as condições de armazenagem;

• Realizar controle de estoque;

• Elaborar documento de solicitação de materiais, recepcionando e conferindo quando da sua chegada;

• Providenciar ordens de serviço para a execução de serviços de manutenção da área ou dos equipamentos, controlando seu andamento;

• Zelar pela guarda e conservação dos materiais e equipamentos de trabalho.