SECRETARIA (O) - Vaga local

 Objetivo principal 

Realizar atividades administrativas de secretaria de acordo con com as instruções do supervisor e das normas e protocolos de MSF assegurando o apoio administrativo eficiente ao pessoal do escritório de MSF.

 ResponsabilidadeS

•  Escrever ou revisar cartas oficiais, informes e outros documentos relacionados à Missãoao Projeto.
•  Organizar e confirmar os agendamentos, manter um diário atualizado de ausências, reuniões e feriados.
•  Manter o registro das ligações (recebidas e realizadas) e informar a quem corresponda os recados recebidos durante sua ausência.
•  Recolher e preparar as atas das reuniões.
•  Gerir todas as correspondências/pacotes/faxes recebidos/enviados, certificando o registro e entrega adequados aos destinatários internos ou externos.
•  Monitorar a pessoa responsável pelas correspondências e conferir os recibos, assim como a empresa de en-tregas e processo de faturamento dos serviços prestados.
•  Gerir o suprimento do material de escritório e fazer os pedidos a tempo evitando seu desprovimento.
•  Supervisionar a impressão e encadernamento de documentos.
•  No caso de ausência de um recepcionista, dar as boas-vindas aos convidados e visitantes, assegurando de que a área de entrada esteja em boas condições de limpeza.
•  Informar aos supervisores em caso de qualquer incidente/problema.
•  Ajudar na organização de eventos internos e externos (reuniões, apresentações, etc.apresentações etc. no envio de convites, contratação de buffet, organização de acomodação, etc.

 Responsabilidades específicas em MSF para o contexto 

• Banco de dados dos funcionários: Coleta, digitação, digitalização, cópia e arquivo de informação pessoal ou documentação dos funcionários
• Banco de dados administrativo: Coleta, digitação, digitalização, cópia e arquivo de informação ou documentação dos contratos administrativos e prestadores de serviço
• Banco de dados financeiro: Coleta, digitação, digitalização, cópia e arquivo de informação ou documentação financeira
• Mural do RH: certificar informação padrão presente e atualização de informação mensal
• Pedido, Gestão e Estoque Admin: adicionalmente ao material de escritório, realizar o pedido, gestão, controle de consumo e organização do material de limpeza e insumos para o café.
• Apoiar o processo de agendamentos de viagens de barco (Portel-Belém / Belém-Portel), as reservas de hotel, acomodação dos visitantes do projeto, e mandar os itinerarios aos viajantes.
• Arquivos físicos e eletrônicos: Manter os arquivos físicos e eletrônicos de RH, finanças e administrativos atualizados em tempo hábil no sistema.
• Executar tarefas adicionais administrativas de secretaria delegadas pelo Gerente de RH do Projeto

Duração do contrato de 06 meses.

Inicio 01/11/24

                                                                                             Esta descrição do cargo pode ser alterada de acordo com as atividades ou a evolução da Missão.

>> INCRIÇÕES ATÉ 18/10/2024 <<