SECRETÁRIA EXECUTIVA - ANALISTA

MISSÃO DO CARGO:

Contribuir para o desenvolvimento institucional, por meio de ações que exijam conhecimentos específicos, garantindo subsídios necessários para tomada de decisões compatíveis com as diretrizes estratégicas.

ATRIBUIÇÕES GERAIS DO CARGO ANALISTA

• Prestar atendimento aos clientes internos e externos, disponibilizando informações e/ou orientações quanto a assuntos relacionados à área de conhecimento.
• Pesquisar, agregar, produzir e disseminar informações atualizadas aos públicos de interesse.
• Propor e elaborar ações que atendam às diretrizes estratégicas, incluindo planos de trabalho e orçamento.
• Planejar, coordenar, executar, monitorar e avaliar a operacionalização de atividades e projetos.
• Levantar e analisar dados, de forma a preparar e disponibilizar informações sobre assuntos de sua área de competência, subsidiando a melhoria de processos e a tomada de decisões.
• Monitorar os processos críticos em que atua, sugerindo melhorias relativas à implantação ou atualização de sistemas e/ou de novas tecnologias.
• Atuar em prol da disseminação das práticas, políticas e normativos vinculados aos processos de trabalho no qual atua.
• Propor, realizar e participar de estudos de identificação de práticas de excelência em sua área de atuação.
• Desenvolver, planejar, executar e acompanhar projetos especiais, desenvolvimento de ferramentas e programas de gestão, seus objetivos e indicadores de desempenho vinculados à sua área de atuação;
• Zelar pela qualidade no desenvolvimento dos trabalhos técnicos.
• Integrar grupos técnicos, comissões e comitês, quando demandado.
• Participar das atividades de contratação de bens e serviços, incluindo a elaboração de notas técnicas e participação em eventos de licitação, bem como fazer o acompanhamento da execução dos contratos de prestação de serviços.
• Elaborar e acompanhar execução do orçamento da área.
• Apoiar a prestação de contas aos órgãos reguladores, disponibilizando informações e documentos às auditorias interna e externa.
• Organizar eventos de capacitação e de alinhamento técnico e proferir palestras sobre temas relacionados.
• Participar de reuniões administrativas e técnicas, adotando providências quanto às deliberações.
• Elaborar relatórios descritivos, normas, manuais de processos, demonstrativos, gráficos, planilhas, pareceres e outros documentos técnicos de sua área de atividade.
• Executar outras atividades inerentes ao cargo

ATRIBUIÇÕES ESSENCIAIS DA FUNÇÃO SECRETÁRIA EXECUTIVA

• Recepcionar e atender visitantes, convidados e demais pessoas que interagem com a instituição.
• Agendar compromissos, enviar convites e convocações para participação em reuniões (descrever assunto(s), horários, datas e participantes), efetuar ligações telefônicas externas e internas.
• Atualizar, organizar e acompanhar as agendas dos dirigentes e institucional.
• Receber, registrar, controlar, encaminhar, distribuir e monitorar a movimentação de documentos, e-mails e correspondências em geral, sobretudo, aqueles que demandem pronta resposta dos dirigentes.
• Controlar a recepção e a devolução de documentos ou correspondências deixadas pelas áreas para despacho da Presidência, Superintendência e Gerência(s) Geral(ais).
• Organizar e atualizar arquivos de documentos.
• Elaborar, redigir ou revisar correspondências, documentos, atas, entre outros.
• Apoiar dirigentes, gestores e técnicos nas providências e reservas relativas a viagens nacionais e internacionais, inclusive, a prestação de contas de referidas viagens.
• Assessorar dirigentes em quaisquer assuntos de suporte administrativo.
• Providenciar e orientar as atividades e serviços de apoio logístico necessários à realização de reuniões e outros eventos internos de interesse da diretoria.
• Zelar pela organização das salas de reunião da Diretoria.
• Realizar as demais atribuições inerentes ao cargo.

CONHECIMENTOS GERAIS DO CARGO ANALISTA

• Conhecimentos gerais:
• Concepção, doutrina e princípios do cooperativismo.
• Sistema cooperativista brasileiro.
• Legislação cooperativista.
• Sescoop: história, estrutura e funcionamento.
• Concepção e características do Sistema S.
• Práticas de inovação e de atuação no mercado cooperativista.
• Auditoria e controle externo e interno.
• Legislação de processos de contratação de bens e serviços.
• Legislação e atos administrativos relacionados a sua área de atuação.
• Legislação trabalhista.
• Processo administrativo, de materiais, de patrimônio, contábil, orçamentário e de gestão de pessoas.
• Metodologia para Gestão de Projetos e Processos.
• Técnicas de consultoria interna.
• Planejamento do trabalho.
• Língua portuguesa aplicada à redação de documentos.
• Comunicação empresarial (oral, escrita, eletrônica e digital).
• Organização de eventos de capacitação e alinhamento técnico.
• Ética, integridade e etiqueta no trabalho.
• Sistemas institucionais compartilhados.
• Plataformas digitais, aplicativos, navegador de internet, processador de texto, planilha eletrônica, banco de dados, software de apresentação e outros recursos da tecnologia da comunicação e da informação.
• Metodologias ágeis.
• Gestão do tempo.
• Inglês e espanhol (instrumental).

CONHECIMENTOS ESPECIALIZADOS DA FUNÇÃO:

• Conhecimentos especializados:
• Técnicas de comunicação oral, escrita, eletrônica e digital.
• Recursos informatizados de organização de agendas e arquivos.
• Organização e controle de documentos.
• Logística para organização de reuniões e eventos.
• Técnicas de atendimento ao público.
• Tendências e boas práticas sobre técnicas e ferramentas secretariais.