Assistente Administrativo

• Prestar atendimento aos clientes internos, externos e a todos os parceiros relacionados;

• Organização de agenda, contatos telefônicos, reuniões presenciais, videoconferências,

viagens e eventos promovidos, entre outras atividades requeridas;

• Acompanhar a entrada e saída de documentos, preparar respostas para assinatura e

seguimento no Siscor;

• Providenciar a logística de missões (internas) em todas as suas fases: antes, durante e depois (Sede e Representação);

• Organizar os eventos relacionados aos projetos/visitas/reuniões: salas, equipamentos, serviços de alimentação, traslados, lista de participantes, lista de presença, confirmações de participação, materiais, etc.;

• Encaminhar ao Setor Administrativo todos os pagamentos advindos de projetos, eventos e quaisquer que existam, atendendo aos procedimentos de compras corporativas e políticas vigentes;

• Manter organizado os espaços de trabalho e a documentação (física e/ou virtual) sob a sua responsabilidade e garantir que os recursos materiais necessários às atividades do trabalho estejam disponibilizados;

• Recepcionar os participantes de eventos ou reuniões;

• Atuar junto à agência de viagens, na qual o BID mantenha contrato, em todo o trâmite

relativo a viagens: solicitação/alteração/cancelamento de passagens, hospedagens, nacionais e internacionais;

• Preparar os relatórios de prestações de contas de viagens nacionais e internacionais e manter o follow up do processo para que todo o ciclo de pagamento seja devidamente encerrado;

• Traduzir ou revisar pequenos documentos PORTUGUÊS>ESPANHOL>INGLÊS quando necessário;

• Preparar documentação (memorando) para envio à SEDE/Washington, bem como documentos a serem encaminhados para os Correios (SEDEX) e/ou MALOTE quando solicitado;

• Distribuir e monitorar correspondências internas e externas, bem como encaminhá-las a outros setores;

• Acompanhar junto ao Departamento Legal o envio das Cartas-Convênios para impressão e encaminhamento aos executores para assinatura dos Representantes Legais;

• Preparar documentos relacionados aos pagamentos de convidados, bem como Carta Acordo-Convite;

• Emitir relatórios de interesse da Representante quando solicitado;

• Atualizar o mailing list e todos os contatos da Representante;

• Durante o processo de Relocation de funcionários internacionais (entrada/saída do país) ou desligamento de funcionários, responsabilizar-se pela organização do espaço de trabalho, bem como descarte e redirecionamento de materiais, documentos e livros;

• Operar todos os sistemas BID que estejam relacionados às atividades desempenhadas: SISCOR, CBRDOCS/IDBDOCS, OPUS (consultas), OPMAS (consultas), CONCUR (autorização de viagens e prestação de contas), SELF SERVICE (abertura de ticketsolicitação de serviços e de equipamentos para reuniões), TMS (self booking) e aqueles que estejam vigentes à época;

• Gerar saídas de CBR’s (número do ofício do banco) no SISCOR em formatos diversos: carta, fax, memorando;

• Preparar relatório mensal de eventos e encaminhar a Recepção para os devidos controles estatísticos.