Assistente Administrativo/Recepção

• Atendimento ao público e direcionamento ao setor responsável;

• Atendimento telefônico;

• Realizar atividades operacionais, tais como receber ligações, digitalizar e organizar

documentos;

• Gerir o fluxo do processo de compras incluindo contato com fornecedores, cotação dos

produtos e serviços, elaboração de tabela comparativa, solicitação de aprovação ao

especialista em administração ou ao solicitante da compra ou contratação, seguindo a

política de aquisições vigente;

• Acompanhamento do recebimento dos produtos e encaminhamento do respectivo

pagamento ao Setor Financeiro;

• Manter o arquivo relativo às compras e contratos organizado e atualizado;

• Pesquisar e propor novos fornecedores e parcerias para a Instituição, sempre buscando a

melhor relação custo x benefício;

• Propor convênios e/ou contratos entre a Representação do BID no Brasil e fornecedores

locais com objetivo de facilitar as compras de pequeno valor, bem como viabilizar

economias em escala;

• Emitir trimestralmente um relatório com a movimentação das compras da Representação

identificando valores investidos, fornecedores, ordens de compra e descontos alcançados;

• Acompanhamento dos Trâmites de importação e exportação de produtos para a

Representação;

• Realizar o cadastro de novos funcionários e jubilados;

• Cadastrar novos funcionários no controle de acesso, solicitar o crachá e atualizar a lista

com nomes e números cadastrados;

• Cadastrar e enviar correspondências por Correios diariamente;

• Cadastrar diariamente e enviar correspondências internacionais pelo Malote todas às

sextas-feiras;

• Receber, conferir, digitalizar, nomear e encaminhar as notas fiscais e faturas para

pagamento ao setor responsável;

• Atualizar todas as listas, referentes à ramais, aniversariantes, emergência, família, árvore

de comunicação, controle de acesso da Guarita, controle de vagas no estacionamento,

litas de distribuições setoriais da Representação, entre outras;

• Fazer a gestão do Almoxarifado (materiais de escritório e suprimentos da copa);

• Agendar reuniões sempre que forem solicitadas, atendendo às regras de organização;

• Dar suporte na organização dos eventos quando necessário, solicitando serviço de

limpeza, manutenção e TI;

• Fazer o acompanhamento da organização e a programação das salas de reuniões;

• Manter atualizados mensalmente o fluxo de eventos e uso das salas de reuniões;

• Atualizar quinzenalmente o plano de trabalho da Recepção, conforme as demandas e

prazos;

• Fazer o controle de correspondências nacionais e internacionais mensalmente,

comparando quantidade de envio com valores gastos;

• Apoiar a Representação durante a realização de eventos;

• Executar o trabalho sob sua responsabilidade conforme políticas e procedimentos

previstos no Banco.