Assistente Administrativo - Ensino - Extensivo a PCD

Rotinas Administrativas • Zelar pelo cumprimento das normas institucionais, de saúde e segurança do trabalho e utilizar adequadamente equipamentos de proteção individual e coletiva;

• Participar de todas as etapas dos processos seletivos dos Programas de residências e de Complementação Médica;

• Apoiar todas as etapas para realização de treinamentos na Instituição;

• Participar da organização e execução de cursos de extensão, aulas e eventos científicos do setor;

• Receber comunicações e solicitações das instituições parceiras e dar providências;

• Providenciar e controlar toda documentação necessária para as movimentações de alunos, estagiários e visitantes na Instituição;

• Organizar, acompanhar e divulgar situação acadêmica;

• Controlar frequência e avaliações;

• Receber, protocolar, separar e distribuir toda correspondência da área;

• Organizar, classificar, registrar, selecionar, catalogar, arquivar e desarquivar processos e documentos;

• Redigir textos, ofícios, memorandos, relatórios e correspondências;

• Operar microcomputador e sistemas informatizados

 da área, alterando, excluindo, incluindo registros e mantendo controle sobre as atividades que lhe são confiadas;

• Operar equipamentos diversos, tais como: audiovisual, projetor multimídia, aparelhos de fax, máquinas, fotocopiadoras/ duplicadoras e outras;

• Participar da organização e execução de cursos de extensão, aulas e eventos científicos do setor;

• Realizar a gestão dos auditórios e salas de aula, realizar agendamentos e controle de chaves e materiais emprestados;

• Participar e colaborar na execução dos eventos;

• Realizar cotações de materiais e lanches quando necessário;

• Confeccionar crachás de identificação dos alunos, estagiários, residentes, instrutores, preceptores e visitantes;

• Participar dos cursos internos e externos;

• Criar e acompanhar inscrições de treinamentos;

• Promover a comunicação de assuntos do Ensino e Pesquisa com as áreas correlatas;

• Realizar a montagem e desmontagem de cenários;

• Conferir e guardar os materiais utilizados nos cenários;

• Auxiliar na confecção de fluxos e protocolos;

• Colaborar em levantamentos, estudos e pesquisas para a formulação de planos, programas, projetos e ações;

• Controlar acesso à biblioteca e acervo;

• Trabalhar em harmonia com o responsável pelo ensino multiprofissional e demais colaboradores;

• Propor à supervisão imediata providências para a consecução plena de suas atividades, inclusive indicando a necessidade de aquisição, substituição, reposição, manutenção e reparo de materiais e equipamentos e alteração de documentos, fluxos e protocolos;

• Atender todas as demandas relacionadas a área.

Planilhas/Formulários • Coletar dados; elaborar planilhas de cálculos; confeccionar organogramas, fluxogramas e cronogramas;

 • Alimentar e organizar dados no business intelligence;

• Alimentar e acompanhar indicadores de desempenho e setorial;

• Redigir relatório gerencial;

• Formular pesquisa de satisfação;

• Inserir documentos no Sistema de Gestão de documentos.

Faturas e pagamentos • Montar processos de compra;

• Solicitar nota fiscal, boleto e documentos pertinentes a prestadores de serviços.

• Preencher e entregar a requisição de compras ao setor de Compras;

• Preencher e entregar requisição de serviços externos;

• Prestação de contas ao financeiro;

• Realizar o acompanhamento dos indicadores financeiros do setor

Atendimento ao público • Atender público interno e externo registrando o controle das solicitações realizadas, solucionando questionamentos e dando encaminhamento às pendências de serviços;

Suprimento de materiais • Dar suporte administrativo e técnico na área de materiais, patrimônio e logística;

• Realizar solicitação, aquisição e controle de materiais de expediente;

• Controlar a expedição e recebimento de malotes;

• Providenciar ordens de serviço para a execução de serviços de manutenção da área ou dos equipamentos.