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Secretária

SIA - Brasília, DF, BR (1 Job opening)

Description and Responsibilities

Working hours: Por escala

Level: Professional

Hiring regime: Tenured - CLT labor code

O que você vai fazer (Responsabilidades)

Organizar agendas e compromissos utilizando ferramentas de gestão de calendário para otimizar o tempo da equipe.
Atender e direcionar chamadas telefônicas garantindo comunicação eficiente e profissional.
Gerenciar documentos e correspondências, assegurando o arquivamento correto e acessibilidade rápida.
Preparar relatórios e apresentações utilizando softwares de escritório para apoiar reuniões e decisões.
Coordenar logística de reuniões e eventos presenciais, incluindo reserva de salas e materiais necessários.

Como você vai interagir e impactar

Colaborar com equipes internas para facilitar a comunicação e o fluxo de informações entre departamentos.
Implementar melhorias nos processos administrativos para aumentar a eficiência operacional do escritório.
Atuar como ponto de contato central para visitantes e fornecedores, promovendo uma imagem profissional da organização.
Contribuir para a organização do ambiente de trabalho presencial, garantindo um espaço funcional e acolhedor.
Auxiliar na gestão de prioridades da equipe, alinhando demandas e prazos para otimizar resultados.

🎓 Requisitos Indispensáveis

💻 Competências Técnicas

Proficiência em sistemas de gerenciamento de chamadas telefônicas
Experiência com softwares para elaboração de relatórios e apresentações
Conhecimento em ferramentas de logística para eventos e reuniões presenciais
Familiaridade com plataformas digitais para colaboração interna e comunicação
Capacidade de utilizar sistemas para arquivamento digital e organização documental

🧠 Competências Comportamentais

Habilidade para comunicação eficaz e atendimento cordial a visitantes e fornecedores
Proatividade na identificação e implementação de melhorias administrativas
Organização e gestão eficiente do tempo e prioridades da equipe
Colaboração e trabalho em equipe para facilitar o fluxo de informações
Postura profissional e apresentação pessoal adequada ao ambiente presencial

🌟 Diferenciais