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Secretária Executiva

Brasília, DF, BR (1 Job opening)

Description and Responsibilities

Working hours: Comercial

Level: Operational

Hiring regime: Tenured - CLT labor code

Gerenciar a agenda e os compromissos da equipe de liderança, priorizando reuniões e eventos conforme necessário.
Organizar e coordenar reuniões, incluindo o agendamento de salas, preparação de materiais e confirmação de participantes.
Preparar e revisar documentos, relatórios e apresentações, garantindo precisão, qualidade e confidencialidade.
Coordenar viagens de negócios, incluindo reservas de passagens, hospedagem e logística de transporte.
Atuar como ponto de contato principal para comunicações internas e externas, filtrando e encaminhando chamadas telefônicas, e-mails e correspondências conforme apropriado.
Manter sistemas de arquivamento eficientes e precisos para documentos físicos e eletrônicos.
Auxiliar em tarefas administrativas diversas, como processamento de despesas, pedidos de suprimentos de escritório e gestão de correspondências.
Cultivar um ambiente de trabalho colaborativo e positivo, oferecendo suporte administrativo e logístico à equipe conforme necessário.

Formação superior completa em Administração, Secretariado Executivo, Comunicação ou área relacionada.
Experiência prévia como secretária executiva ou em papel de apoio administrativo semelhante, preferencialmente em ambiente corporativo ou empresarial.
Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, com proficiência em português e, idealmente, em inglês.
Fortes habilidades organizacionais e capacidade de priorizar tarefas de forma eficiente.
Discrição e profissionalismo ao lidar com informações confidenciais e sensíveis.
Domínio de ferramentas de produtividade, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e sistemas de gestão de agendas.
Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe, demonstrando iniciativa e proatividade no desempenho das responsabilidades.