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Secretária Executiva

São Paulo, SP, BR (1 Job opening)

Description and Responsibilities

Working hours: Segunda a sexta-feira - Horário Comercial

Level: Professional

Hiring regime: Tenured - CLT labor code

Gerenciar agendas pessoais e profissionais dos 5 diretores garantindo organização e cumprimento de compromissos, incluindo atividades de convocação, confirmação, pauta, documentação, equipamentos e reserva de salas.
Emitir relatórios de despesas e realizar controle financeiro relacionado às atividades dos Diretores.
Solicitar e controlar reembolsos médicos dos diretores e seus familiares quando necessário.
Coordenar recepção e cadastro de veículos autorizados a permanecerem no estacionamento do prédio.
Realizar atendimento telefônico, anotação de recados e envio de correspondências nacionais e internacionais quando necessário.
Organizar arquivos físicos e digitais, além de coletar assinaturas da Diretoria.
Apoiar e/ou realizar cotação e emissão de viagens nacionais e internacionais para a Diretoria, incluindo controle do programa de milhas.
Operar sistema SAP para emissão de pedidos de compras e controle de saldo de contratos.
Gerenciar compras de materiais de escritório e insumos para a copa da Diretoria.
Apoiar na organização e execução de eventos internos e externos da empresa.

Formação superior completa ou em andamento (Administração, Secretariado Executivo ou áreas correlatas).
Experiência anterior em assessoria à alta gestão.
Conhecimento em SAP e Pacote Office.
Inglês intermediário ou avançado (desejável).