Auxiliar de Arquivo

1. Orientar usuários;

2. Recuperar dados e informações;

3. Disponibilizar fonte de dados para usuários;

4. Providenciar pedidos de material para execução das tarefas realizadas;

5. Incorporar material e preservar o acervo de documentos;

6. Alimentar base de dados;

7. Desarquivar e arquivar prontuários nas seções;

8. Movimentar os prontuários no sistema;

9. Arquivar folhas avulsas nos prontuários;

10. Abrir prontuário sem capa (PSC), em caso de recebimento de folha avulsa e o prontuário não estiver no arquivo;

11. Verificar os Prontuários Sem Capa - PSC para dar os devidos encaminhamentos (reativar; abrir nova capa, caso seja sinistro ou extravio);

12. Realizar abertura de volumes de prontuários quando atingir 200 folhas;

13. Manter os dois últimos volumes no e, a partir do 3 volume, encaminhar o o mais antigo para empresa de guarda terceirizada;

14. Conferir a ordem de arquivamento e manter a seção organizada;

15. Separar e retirar prontuários inativos (+ de 4 anos sem atendimento);

16. Realizar inventário dos prontuários inativos;

17. Acessar os inventários feitos pelos auxiliares de arquivo que atuam no arquivo corrente e realizar a importação dos inventários (upload) no site da empresa de guarda terceirizada;

18. Anotar a numeração das caixas novas e antigas que serão enviadas para a empresa de guarda externa;

19. Inserir os dados na planilha de controle interno, imprimir e entregar (como protocolo) para o carregador que fará o transporte das caixas para a empresa de guarda externa;

20. Entregar o protocolo e a ordem de serviço para o carregador que irá na empresa de guarda terceirizada;

21. Conferir as caixas e pacotes de prontuários recebidos;

22. Desarquivar os prontuários das caixas;

23. Identificar os prontuários recebidos;

24. Movimentar os prontuários no sistema;

25. Comunicar a disponibilidade aos solicitantes;

26. Alimentar a planilha de demandas atendidas e não atendidas;

27. Receber os prontuários inativos devolvidos e enviá-los novamente para o arquivo inativo. Realizando/conferindo as movimentações no sistema e alimentando as planilhas de controle;

28. Receber as demandas de reativação ou empréstimo de prontuários inativos, por e-mail, e responder informando o prazo de atendimento;

29. Verificar se o prontuário solicitado é realmente inativo. Se sim, prosseguir com o atendimento, se não, orientar como solicitar o prontuário ativo;

30. Consultar, no site da empresa de guarda terceirizada, em qual caixa estão os prontuários;

31. Alimentar a planilha de solicitação de prontuários inativos;

32. Realizar a solicitação de prontuários inativos (Ordem de Serviço) para a empresa de guarda externa;

33. Registrar os prontuários reativados;

34. Enviar planilha de prontuários reativados para a empresa de guarda externa;

35. Solicitar kit de caixas;

36. Agendar o carro para levar e buscar os prontuários para a empresa de guarda externa;

37. Realizar outras atividades de mesma natureza profissional e grau de complexidade. atuar com cadastramento eletrônico de novos clientes e casos no sistema;

38. realizar a abertura eletrônica de volumes e subpastas no sistema, organizar e controlar abertura de pastas físicas;

39. seguir as instruções de operacional de trabalho (ITO), bem como emitir opiniões acerca da revisão destas;

40. realizar as demais atividades ligadas à suprimentos de materiais, conforme CBO.