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Assistente Administrativo

Brasília, DF, BR (1 Job opening)

Blended

Description and Responsibilities

Working hours: Horário Comercial

Level: Professional

Hiring regime: Service provider - legal entity

Realizar compras dos materiais de escritório por meio de levantamento dos estoques para reabastecimento, levantamento das necessidades mensais dos heads e da Diretoria da empresa, busca de fornecedores e levantamento de orçamentos para aprovação dos pedidos;
Realizar processo de entrada de todos os novos prestadores de serviço por meio do preenchimento do check list;
Providenciar e controlar rotinas e visitas dos fornecedores da área administrativa tais como empresa de limpeza, empresa de suporte em TI, internet e manutenção dos equipamentos da empresa;
Controlar day off dos prestadores de serviço de cada unidade apoiando os heads com informações sobre quantidade de dias livres para cada pessoa do time;
Lançar propostas dos heads no sistema de controle comercial mediante cadastro da empresa, nome do contato, número da proposta e demais informações repassadas para facilitar o controle correto de todas as informações do processo comercial;
Elaborar contratos quando solicitados pelos heads de acordo com as propostas aprovadas pelos clientes preenchendo os modelos padrões existentes e ajustando os conteúdos de acordo com as propostas para uma revisão final do head.;
Adequar os modelos de contratos para cada unidade de negócio da empresa por meio de conversas com o prestador de serviço jurídico trazendo cláusulas de proteção de LGPD, compliance, cláusulas anti-corrupção e demais aspectos relevantes para garantir o compliance.;
Realizar cotações e inscrições em eventos bem como compras de passagens e reserva de hospedagens do time sempre que necessário;
Apoiar na realização dos eventos que a empresa seja patrocinadora levantando informações com os heads, verificando quem serão os participantes, buscando fornecedores para espaço físico, coffee break, decoração, organização de áudio e vídeo e trazendo opções e artes e materiais que sejam necessários para os eventos para a tomada de decisão da Diretoria;
Realizar compra de brindes, prêmios, materiais e similares para a empresa por meio de busca de fornecedores e cotação dos valores;
Apoiar no cadastro de clientes e fornecedores do processo financeiro realizando lançamentos dentro do sistema e conferindo se os dados estão corretos.

Requirements

Graduação completa em Administração, Gestão Financeira, Secretariado e afins;
Ferramentas de gestão de tarefas, calendários eletrônicos e sistemas de gerenciamento de documentos;
Conhecimento em procedimentos administrativos e organização de arquivos;
Pacote Office;
Atendimento ao cliente