Assistente Administrativo I

Atividades:

Recebimento e triagem de documentos fiscais

• Receber as notas fiscais pelos canais oficiais (e-mail da central, portais de fornecedores e entrega física), organizando os arquivos XML e as respectivas DANFE.
• Conferir os dados do documento fiscal — fornecedor, CNPJ, número, série, data de emissão, valores, impostos e unidade de destino — e sua validade junto aos órgãos competentes.
• Identificar o pedido de compra, contrato ou requisição correspondente, bem como a unidade e o centro de custo a que a nota se refere.

Lançamento e controle no sistema

• Lançar as notas fiscais no sistema de gestão corporativo, assegurando registro tempestivo, completo e fidedigno das informações.
• Confrontar nota fiscal, pedido de compra e comprovante de recebimento do material ou serviço, apontando as divergências identificadas.
• Monitorar diariamente as notas pendentes de lançamento, atuando para a regularização dentro do prazo e informando a liderança sobre os casos não resolvidos.

Tratamento de pendências e atendimento

• Acionar fornecedores e áreas internas para correção, reenvio ou cancelamento de documentos fiscais, cartas de correção e devoluções.
• Atender às solicitações das áreas de Suprimentos, Contas a Pagar, Contabilidade e das unidades quanto ao status das notas fiscais.
• Manter atualizados os controles e planilhas da central e emitir os relatórios de acompanhamento solicitados pela liderança.

Arquivo, conformidade e atribuições comuns

• Organizar e arquivar os arquivos XML, DANFE e documentos correlatos, assegurando a rastreabilidade e a guarda pelo prazo legal exigido.
• Cumprir as normas, políticas e procedimentos da empresa e os requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade, mantendo atualizados os registros sob sua responsabilidade.
• Preservar o sigilo das informações institucionais e comerciais a que tiver acesso, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
• Executar demais atividades correlatas à função, mediante solicitação da liderança.