Assistente Administrativo - Administrative Assistant

• Emitir notas fiscais de acordo com as solicitações recebidas, os pedidos correspondentes e os procedimentos internos da empresa.

• Realizar o controle, a conferência, a organização e o arquivamento de pedidos de compra, notas fiscais, boletos e demais documentos administrativos relacionados às suas atividades.

• Abrir pedidos de compra no sistema da empresa, assegurando o correto preenchimento das informações e o cumprimento dos fluxos internos de aprovação.

• Realizar o cadastro e a atualização de produtos e fornecedores no sistema, mantendo as informações completas, consistentes e atualizadas.

• Efetuar e acompanhar movimentações de estoque no sistema, garantindo que os registros estejam alinhados às movimentações realizadas e aos documentos correspondentes.

• Acompanhar o fluxo de e-mails e as solicitações relacionadas à necessidade de caixas semanais, mantendo os alinhamentos necessários com as áreas envolvidas.

• Apoiar o acompanhamento da programação dos lotes de produtos destinados à venda, verificando informações, prazos e necessidades comunicadas pelas áreas responsáveis.

• Manter comunicação com os setores envolvidos para obter informações, esclarecer divergências e acompanhar pendências relacionadas a pedidos, documentos fiscais, estoque e programação de produtos.

• Realizar o lançamento de notas fiscais no sistema ou na ferramenta definida pela empresa, conferindo as informações necessárias para o correto encaminhamento ao fluxo de pagamento.

• Encaminhar notas fiscais, boletos e documentos de suporte ao setor Financeiro, observando os prazos e os procedimentos internos para processamento dos pagamentos.

• Acompanhar pendências relacionadas a documentos fiscais, pedidos de compra e pagamentos, solicitando correções ou complementações quando necessário.

• Manter os registros e arquivos físicos ou digitais organizados, assegurando a rastreabilidade e a fácil localização dos documentos.

• Cumprir os procedimentos internos, as políticas da empresa e as orientações aplicáveis às atividades administrativas sob sua responsabilidade.

• Executar outras atividades administrativas correlatas, conforme orientação da liderança e necessidades da área.

• Control, verify, organize, and file purchase orders, invoices, payment slips, and other administrative documents related to assigned activities.

• Create purchase orders in the company’s system, ensuring that all information is accurately completed and internal approval workflows are followed.

• Register and update product and supplier information in the system, ensuring that records are complete, consistent, and up to date.

• Process and monitor inventory transactions in the system, ensuring that records are consistent with actual stock movements and the corresponding documentation.

• Monitor email communications and requests related to weekly box requirements, ensuring proper coordination with the departments involved.

• Support the monitoring of production lot schedules for products intended for sale, verifying information, deadlines, and requirements communicated by the responsible departments.

• Maintain communication with the departments involved to obtain information, clarify discrepancies, and follow up on pending matters related to purchase orders, tax documents, inventory, and product scheduling.

• Enter invoices into the system or designated company platform, verifying the required information to ensure proper submission for payment processing.

• Forward invoices, payment slips, and supporting documents to the Finance Department, observing deadlines and internal procedures for payment processing.

• Monitor outstanding issues related to tax documents, purchase orders, and payments, requesting corrections or additional information when necessary.

• Maintain organized physical and digital records, ensuring document traceability and easy retrieval.

• Comply with internal procedures, company policies, and applicable guidelines related to assigned administrative responsibilities.