Secretária Executiva

Descrição e Responsabilidades

Responsável por assessorar os executivos no desempenho de suas funções, atendendo pessoas (cliente externo e interno), prestando assistência e serviços de secretaria e agilização do fluxo de trabalho da presidência e diretores executivos da cooperativa de atuação, gerenciando informações, elaborando documentos, controlando arquivos e correspondências físicas e eletrônicas, organizando eventos e viagens, gerindo suprimentos, auxiliando na execução de tarefas administrativas e em reuniões, facilitando os processos e demandas inerentes ao cargo.

Principais Atividades

Administrar e controlar a agenda de compromissos do Presidente, Vice-presidente do Conselho Administrativo e Diretores.

Planejar e providenciar toda a logística de viagem.

Acompanhar e providenciar a preparação de todas as reuniões.

Manter controle das visitas.

Executar, sempre que demandada os agendamentos de reuniões, preparação de sala, disponibilização de material e convocação dos participantes, e manter o arquivo físico e eletrônico das atas de todas as reuniões da cooperativa e dos documentos relacionados aos executivos.

Assistir nas tarefas diárias destes executivos. 

Redigir textos, relatórios, documentos em geral, e correspondências diversas.

Fazer e atender ligações, executar a triagem de assuntos, identificar chamadas, bem como de documentos, correspondências e visitas.

Manter as dependências da diretoria e presidência organizadas.

Acompanhar as demandas dos órgãos de governança expressas em atas e outros documentos e demandas.