Auxiliar administrativo - Núcleo de Pesquisa (Extensivo a PCD)

• Estruturar e organizar arquivos e documentos interno;

• Elaborar agendas de atividades internas e externa;

• Redigir e digitar documentos e comunicação;

• Recepcionar clientes, visitantes e fornecedores;

• Secretariar as reuniões do CEP;

• Recepcionar os estudos na Plataforma Brasil;

• Devolver estudos que estejam em desacordo com as resoluções vigentes e regimento do CEP;

• Preparar e encaminhar o expediente do comitê;

• Manter controle dos prazos legais e regimentais referentes aos processos que devam ser examinados nas reuniões do comitê;

• Lavrar as atas das reuniões e efetuar o registro das deliberações providenciando os encaminhamentos necessários;

• Elaborar relatório semestral das atividades do Comitê a ser encaminhado à CONEP/MS;

• Providenciar, por determinação do Coordenador, as convocações das sessões ordinárias e extraordinárias, providenciar as pautas das reuniões e encaminhá-las aos membros;

• Manter o arquivo do comitê e zelar pelo mesmo, bem como manter em arquivo os projetos, os protocolos e os relatórios correspondentes, por cinco anos após o encerramento dos estudos;

• Orientar e auxiliar os pesquisadores quanto ao uso da Plataforma Brasil;

• Zelar pelo cumprimento das normas de saúde e segurança do trabalho e utilizar adequadamente equipamentos de proteção individual e coletiva;

• Realizar todas as atividades administrativas da área;

• Receber, protocolar, separar e distribuir toda correspondência da área;

• Organizar, classificar, registrar, selecionar, catalogar, arquivar e desarquivar processos e documentos;

• Operar microcomputador e sistemas informatizados da área, alterando, excluindo, incluindo registros e mantendo controle sobre as atividades que lhe são confiadas;

• Operar equipamentos diversos, tais como: audiovisual, projetor multimídia, aparelhos de fax, máquinas, fotocopiadoras/ duplicadoras e outras;

• Atender ligações telefônicas, prestando informações e transmitindo recados aos interessados;

• Participar da organização e execução de cursos da área;

• Zelar pela higiene, limpeza, conservação e boa utilização dos equipamentos e instrumentos utilizados sob sua responsabilidade, solicitando junto à chefia os serviços de manutenção dos espaços pertencentes ao setor;

• Acompanhar a execução de manutenção de equipamentos;

• Acompanhar e atender as demandas referente a área;

• Realizar agendamentos;

• Abrir os auditórios;

• Organizar os auditórios e salas de aula;

• Protocolar chaves e materiais emprestados;

• Organizar espaços para cursos e eventos do Comitê;

• Colaborar com a realização de eventos;

• Participar dos eventos prestando serviços administrativos;

• Realizar cotações de materiais e lanches quando necessário;

• Criar planilhas relacionadas à area;

• Alimentar planilhas relacionadas a área;

• Trabalhar em harmonia com os membros do CEP;

• Participar dos cursos externos;

• Participar dos cursos internos;

• Enviar materiais para colaboradores da instituição;

• Auxiliar na confecção de fluxos e protocolos;

• Auxiliar na organização documental de renovação do CEP;

• Ter iniciativa e contribuir para o bom funcionamento da unidade;

• Ministrar treinamento conforme suas atribuições e conhecimento;

• Propor à supervisão imediata providências para a consecução plena de suas atividades, inclusive indicando a necessidade de aquisição, substituição, reposição, manutenção e reparo de materiais e equipamentos e alteração de documentos, fluxos e protocolos;

• Atender todas as demandas relacionadas a área.

• Atender público interno e externo registrando o controle das solicitações realizadas, solucionando questionamentos e dando encaminhamento às pendências de serviços;

• Recepcionar estudos na Plataforma Brasil;

• Acompanhar e-mail da área, dando respostas as solicitações e demandas.

• Providenciar toda documentação necessária para as movimentações de pessoal conforme orientação da coordenação do CEP e supervisor da área de ensino e pesquisa;