Analista Secretária

MISSÃO DO CARGO ANALISTA SECRETÁRIA

Executar atividades técnicas e administrativas de acordo com o Book de Processos da área de atuação, aplicando competências para analisar e otimizar fluxos de processos, bem como identificar oportunidades de melhoria, executar procedimentos operacionais determinados, ser proativo e tomar decisões que impactem positivamente os resultados e a competitividade da organização. 

ATRIBUIÇÕES DO CARGO

1. Executar os processos descritos no Book de Processos da instituição relativos às suas atividades e área de atuação.

2. Efetuar diagnósticos e levantamentos de necessidades em sua área de atuação, apoiando a liderança nos processos de transformação organizacional.

3. Participar de comitês, comissões, colegiados e demais grupos de trabalho que se fizerem necessários, visando ao desenvolvimento e à melhoria contínua organizacional.

4. Prestar atendimento a clientes internos e externos, dentro de sua área de conhecimento e atuação, assegurando a clareza e precisão das informações a serem disponibilizadas.

5. Cumprir diretrizes, políticas, normas, regulamentos e programas institucionais, assegurando conduta compatível com os direcionadores organizacionais, bem como realizar viagens, a fim de participar de eventos diversos.

6. Propor e elaborar ações dando suporte à tomada de decisão que atendam às diretrizes estratégicas, incluindo planos de trabalho, orçamentos e demandas administrativas diversas.

7. Propor, planejar, coordenar, executar, monitorar e avaliar a operacionalização de atividades, projetos e eventos.

8. Prestar suporte técnico às Diretorias, às Gerências, aos Conselhos e às cooperativas, desenvolvendo e acompanhando projetos, processos e eventos institucionais.

9. Desenvolver estudos e análises de dados, documentos e informações dando apoio e suporte às tomadas de decisão em projetos e processos específicos considerando sua área de conhecimento e atuação.

10. Elaborar relatórios, pareceres ou documentos com informações referentes a sua área de conhecimento e atuação.

11. Orientar clientes internos ou externos com base em diagnósticos e análises realizados.

12. Elaborar, emitir e controlar relatórios, documentos, pareceres e informações relativas ao seu campo de atuação.

13. Levantar, analisar e tratar dados para a geração de informações relevantes para a área de atuação.

14. Receber, conferir, controlar e manter a guarda física e/ou eletrônica de documentos, assim como elaborar e manter atualizados os procedimentos e documentos de sua área de atuação.

15. Manter atualizados os relatórios, ferramentas e/ou controles com o progresso dos projetos/atividades, planos de ação e rotinas.

16. Acompanhar o desempenho e execução de projetos e atividades, planos de ação e rotinas da área, corrigindo distorções cotidianas, bem como, apresentando sugestões de melhoria ou facilitando a execução para a sua liderança.

17. Efetuar cálculos diversos que se fizerem necessários à realização de suas atividades.

18. Participar, planejar, organizar e realizar palestras, treinamentos, cursos e eventos de capacitação diversos em sua área de atuação, visando ao desenvolvimento e à disseminação de conhecimento.

ATRIBUIÇÕES DA FUNÇÃO

1. Executar os processos descritos no Book de Processos da instituição relativos às suas atividades e área de atuação.

2. Secretariar dirigentes, garantindo a organização, eficiência e suporte administrativo conforme suas necessidades e para o bom funcionamento organizacional.  

3. Atualizar, organizar e acompanhar as agendas dos dirigentes, gestores e colaboradores, garantindo o cumprimento dos compromissos institucionais.

4. Providenciar e orientar as atividades e serviços de apoio logístico necessários à realização de reuniões, solenidades, entrevistas e outros eventos internos e externos de interesse dos dirigentes. 

5. Realizar a gestão de documentos e correspondências controlando a recepção, a devolução e o arquivamento de documentos ou correspondências físicos ou eletrônicos encaminhados aos dirigentes, ou a instituição como um todo.  

6. Apoiar dirigentes, gestores e demais colaboradores nas providências relativas a viagens nacionais e internacionais, inclusive, na prestação de contas das referidas viagens. 

7. Redigir documentos diversos a partir das normas de redação oficial e elaborar e organizar relatórios e apresentações conforme demanda dos dirigentes e gestores.

8. Realizar atividades de apoio administrativo, como controle de despesas, compras de materiais de escritório, organização de arquivos e manutenção da limpeza do ambiente de trabalho.

9. Colaborar com outras áreas da empresa, fornecendo suporte administrativo e secretarial conforme necessário.

10. Coordenar as listas de transmissão institucionais de Whatsapp para enviar correspondências oficiais às cooperativas.