Nem sempre é fácil realizar a descrição de cargos de uma empresa. Uma definição mal realizada pode impactar negativamente a produtividade do negócio bem como resultar em contratações desencontradas e processos seletivos ruidosos.

A descrição de cargos refere-se ao processo de detalhamento de cada posição dentro da companhia. Como uma organização é também um organismo vivo, os seus cargos podem mudar o seu perfil com o tempo, o que é bem comum e saudável. A descrição de cargos é algo que evolui, mas que serve como pauta para mensurar, analisar e formalizar as atividades e responsabilidades de todos os postos da organização.

Trata-se de documentar por escrito as atribuições e responsabilidades de determinado posto na empresa. Requer reavaliação por período, já que a estrutura corporativa muda, bem como as suas demandas e desafios do mercado.

A descrição de cargos ideal

Considerando tudo isso que já dissemos, qual seria, então, a descrição de cargo ideal? O ponto de partida deve considerar a realidade e a visão de futuro do negócio e do mercado. Não adianta criar descrições que não reflitam as necessidades de cada função na empresa. A descrição de cargos deve ser realista, clara e direta, deve ser específica, mensurável, atingível, relevante para os processos aos quais estão inseridas estas funções e deve ser contextualizada.

A sua elaboração deve envolver não apenas o setor de Recursos Humanos, mas a área de cada cargo como também o seu fornecedor e cliente interno. Além disso, há muitas formas e métodos de se definir os cargos e a estrutura funcional da empresa, mas é importante que esta descrição seja também atraente e coerente com a cultura organizacional, para que faça sentido na hora de atrair, selecionar e recrutar novos talentos.

O que é descrição de cargos?

Em uma empresa, há muitas funções. É a união das pessoas que, através de suas ações e do seu desempenho, agindo através de um objetivo comum, que faz com que os processos caminhem e tenham êxito. Como as pessoas possuem diferentes talentos, competências, conhecimentos técnicos e funcionais, e já que nem todos devem ser responsáveis por tudo, é importante definir perfis funcionais e atribuições conforme cada setor e cada necessidade do negócio.

Cada funcionário deve ter uma função específica e conhecer a sua posição. Logo, é para isso que serve a descrição de cargos. Ela também é útil para identificar quais os candidatos são adequados para compor o seu quadro em tempos de recrutamento e seleção.

A descrição de cargos é um documento formal, feito na empresa, em que são descritas as funções, competências, responsabilidades de cada posto de trabalho. Dá sentido ao papel funcional de cada funcionário, definindo o que ele executa, quais os motivos pelo qual executa e como o executa. Pode estar relacionado ainda com um plano de carreira e deve como ideal estar vinculado aos objetivos futuros da organização.

descrição de cargos

Quanto mais clareza e assertividade, mais especializada e focada será a atuação do profissional  e mais eficientes serão os processos seletivos. Além disso, mais condições de avaliações sobre as equipes o gestor terá à sua disposição.

Com uma boa descrição de cargos, é possível ter clareza acerca do que deve ser feito na empresa, garantindo que cada profissional se especialize em atividades específicas. Isso aumenta o poder de ação das equipes e, por consequência, dos empreendimentos. E para que isso aconteça, selecionamos 10 dicas práticas para o desenvolvimento da descrição de cargos em sua organização. Confira!

1) Compreenda o negócio da empresa e seus objetivos estratégicos

São as pessoas que fazem com que tudo dentro de uma organização aconteça. Sendo assim, para definir uma descrição de cargo, primeiramente é fundamental que você conheça sobre o negócio, saiba qual é o momento atual deste negócio e onde ele deseja chegar.

Desta forma, quando o processo de recrutamento e seleção for feito, ele não será realizado com base somente no momento atual, mas nas necessidades que a empresa tem para atingir seus objetivos estratégicos.

2) Compreenda como a empresa funciona

Conhecendo o negócio e seus objetivos estratégicos, os setores que são necessários dentro dessa estrutura organizacional, você conseguirá compor as necessidades de cada cargo e compor a estrutura funcional dos cargos. Um cargo não está isolado na estrutura. Há uma co-dependência e uma ordem. Conhecendo a estrutura maior em que o cargo está inserido, você poderá saber quais são os dados mais relevantes que devem ser considerados. Cada empresa tem uma estrutura funcional.

Em seguida, analise os dados referentes ao próprio cargo dentro da organização. Em regras gerais, algumas informações básicas para o cargo são importantes em praticamente todos os casos, como é o caso da identificação (título), organograma, missão, visão, valores, atividades funcionais, formação acadêmica requerida, competências e habilidades, treinamentos, etc.

3) Crie um título adequado

Toda descrição de cargo possui um título. Trata-se da identificação ou nome do cargo. Um bom título descreve em poucas palavras o cargo e é capaz de despertar interesse aos candidatos, por exemplo, em uma seleção. Não adianta, contudo, “maquiar” o título e ser extravagante. O título deve ser objetivo. Deve ainda respeitar a hierarquia da organização e ser condizente com o cargo junto ao mercado quanto à nomenclatura atualizada.

4) Defina as competências para o cargo

Quais competências a pessoa que desempenhar este cargo deve possuir? Elas alinham as habilidades, conhecimento e perfil comportamental. Este é um dos pontos essenciais da estrutura e descrição de cargos. Liste os conhecimentos necessários (teoria), as habilidades exigidas (prática) e as atitudes relevantes (postura e comportamento) para o cargo, com organização e clareza. Lembre-se que o desenvolvimento destas competências depende ainda das capacitações, treinamentos, oportunidades e da cultura organizacional.

5) Defina os meios para a coleta de dados

Muitas vezes, é preciso buscar no dia a dia os dados necessários para a descrição de cargo. É importante definir um método eficaz ou a combinação de diferentes técnicas. Recursos como observação local/de campo, questionários e entrevistas são exemplos de coleta de dados em relação ao cargo em questão.

6) Envolva as lideranças, gestores e responsáveis

A descrição de cargo envolve alguns profissionais. Por exemplo, o superior ou liderança relacionada diretamente a determinado cargo pode ser uma eficiente fonte de dados sobre o cargo, além de saber quais as necessidades e requisitos são necessários para a função. Gestores e outros profissionais de RH podem ser úteis na definição desta descrição. Além disso, algo que pode ajudar muito é envolver os fornecedores e clientes direto interno, pois são eles que darão e receberão uma demanda deste profissional na empresa. Um erro comum é não envolver as lideranças e outros profissionais nesta tarefa.

7) Defina as especificidades do cargo

Agora que já possui os dados e já envolveu outros profissionais, é hora de desenvolver as especificidades do cargo. Como a descrição de cargo é muito específica para cada organização, mesmo considerando as nomenclaturas atuais praticadas pelo mercado, é possível personalizar a descrição e inserir algumas especificidades, a fim de torná-la mais completa. Por exemplo, você pode inserir alguns riscos ocupacionais do cargo, certificações exigidas, responsabilidades especiais, equipamentos necessários, acessos necessários pela equipe da T.I., equipamentos de segurança etc.

8) Seja claro, dinâmico e atrativo em suas descrições

Você não pode supor que todas as pessoas compreendam a descrição de cargo se não for o mais clara possível. Lembre-se de que a descrição do cargo será vinculada aos anúncios, seja por meio de redes sociais, páginas de emprego e diversos outros canais de recrutamento. Clareza é a palavra de ordem na hora de criar a descrição de cargo. Mas é importante que seja também dinâmica, informativa e atraente, que encante os profissionais certos.

Fale com clareza sobre o que a empresa espera do ocupante do cargo, dando as informações detalhadas. Evite dúvidas e má interpretação. Uma descrição excelente do cargo faz toda a diferença na hora de criar anúncios de vaga atraentes.

9) Definas as metodologias de divulgação

Uma vez definida a descrição de cargo, ela deve ser acessível ao funcionário em todas as etapas de sua jornada na empresa. Ele pode rever as suas responsabilidades sempre que preciso. E não é só isso. Ao criar a descrição do cargo, defina ainda metodologias de divulgação, definindo os canais mais assertivos para que atraia os melhores candidatos. A descrição do cargo pressupõe o meio de divulgação e vice-versa. Veja nosso artigo sobre Divulgação de Vaga.

10) Seja assertivo!

Seja objetivo e eficiente na descrição do cargo, evitando redundâncias. A descrição não pode ser resumida demasiadamente ou omitir informações relevantes. Foque no texto descritivo e explicativo, em tópicos, se preferir. É importante que ao ler o candidato se identifique com o que é dito e a empresa expresse as suas necessidades.

11) Faça a manutenção constante das descrições de cargos

As necessidades da empresa para o cargo irão mudar com o tempo. As necessidades do mercado também. E isso irá impactar na descrição de cargo. Desta forma, tenha em mente atualizá-la com certa periodicidade, garantindo que não fique obsoleta.

12) Defina a missão do cargo

É muito importante que as pessoas se identifiquem com o cargo e a melhor forma de gerar identificação é trazer para o cargo um senso se missão e propósito. Qual é a missão e propósito deste cargo? Os candidatos ou os profissionais sabendo quais são os propósitos e a missão do seu cargo, a razão de sua existência, muito mais produtivo e assertivo será a sua atividade no dia a dia.

Veja também: 5 Dicas Para Divulgar uma Vaga Atraente e Assertiva

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